L’extrait de casier judiciaire et les règles de protection des données personnelles : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Lorsqu’un employeur souhaite recueillir des informations sur le passé judiciaire d’un candidat à un poste, il peut demander un extrait de casier judiciaire. Toutefois, la consultation de ces données sensibles doit être réalisée dans le respect des règles de protection des données personnelles. Quelles sont donc les obligations de l’employeur en la matière ?

Qu’est-ce que l’extrait de casier judiciaire ?

L’extrait de casier judiciaire, également connu sous le nom de bulletin n°3, est un document officiel délivré par l’administration pénitentiaire qui résume les condamnations pénales d’une personne. Il s’agit d’un outil utilisé par les employeurs pour vérifier le passé judiciaire d’un candidat et ainsi s’assurer qu’il ne présente pas de risques pour l’entreprise ou ses collaborateurs.

Cependant, tous les employeurs ne sont pas autorisés à demander cet extrait. En effet, seules certaines professions réglementées, comme les professions liées à la sécurité ou à la protection des mineurs, peuvent exiger cette pièce justificative. Pour les autres professions, l’employeur peut seulement demander au candidat s’il a déjà été condamné pénalement et pour quel motif.

Les obligations de l’employeur en matière de protection des données personnelles

La consultation du casier judiciaire est soumise à la législation sur la protection des données personnelles, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi française « Informatique et Libertés ». Ainsi, l’employeur doit respecter plusieurs obligations lorsqu’il souhaite accéder à l’extrait de casier judiciaire d’un candidat :

• Information préalable : L’employeur doit informer le candidat de son intention de consulter son casier judiciaire et lui préciser les raisons pour lesquelles cette vérification est nécessaire.
• Consentement éclairé : Le candidat doit donner son accord pour que l’employeur puisse consulter son casier. Ce consentement doit être libre, spécifique et éclairé.
• Pertinence et minimisation des données : L’employeur ne peut collecter que les informations strictement nécessaires à l’évaluation du candidat. Les données sensibles, comme les condamnations pénales, doivent être traitées avec une vigilance particulière.
• Sécurité et confidentialité : L’employeur est tenu de garantir la sécurité des données collectées et d’assurer leur confidentialité. Il doit mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces informations contre toute divulgation ou utilisation abusive.

L’importance du respect des droits des personnes concernées

Lorsqu’un employeur traite des données personnelles, il doit veiller au respect des droits des personnes concernées. Ainsi, le candidat dont le casier judiciaire est consulté dispose de plusieurs droits :

• Droit d’accès : Le candidat a le droit de connaître les informations contenues dans son casier judiciaire et d’obtenir une copie de celles-ci.
• Droit de rectification : Si des erreurs figurent dans l’extrait de casier judiciaire, le candidat peut demander leur correction.
• Droit à l’oubli : Dans certaines circonstances, le candidat peut demander l’effacement de ses données personnelles. Par exemple, si la condamnation est ancienne et n’a plus d’incidence sur sa capacité à exercer l’emploi proposé.

L’employeur doit également veiller à ne pas discriminer un candidat en raison de son passé judiciaire. En effet, la loi interdit toute discrimination fondée sur des motifs liés aux condamnations pénales, lorsqu’il s’agit d’embaucher ou de licencier un salarié.

En conclusion

L’extrait de casier judiciaire est un outil précieux pour les employeurs qui souhaitent s’assurer du sérieux et de la fiabilité d’un candidat. Toutefois, cette vérification doit être réalisée dans le strict respect des règles de protection des données personnelles et des droits des personnes concernées. Ainsi, l’employeur doit informer le candidat préalablement, obtenir son consentement, assurer la sécurité et la confidentialité des données et respecter les droits d’accès, de rectification et à l’oubli. Enfin, il est essentiel de ne pas discriminer un candidat en raison de son passé judiciaire.