La facturation électronique, autrefois considérée comme une option pratique pour les entreprises, est désormais en passe de devenir une obligation légale en France. En effet, la loi de finances pour 2020 a prévu une généralisation progressive de la facturation électronique pour toutes les entreprises françaises à partir de 2024. Dans cet article, nous vous expliquerons les tenants et aboutissants de cette obligation et ce qu’elle signifie concrètement pour les différentes catégories d’entreprises.
Calendrier de l’obligation de la facturation électronique
La mise en œuvre de l’obligation de la facturation électronique sera réalisée selon un calendrier précis, qui prend en compte la taille et le chiffre d’affaires des entreprises :
- Grandes entreprises : initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Moyennes entreprises : au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront adopter la facturation électronique.
- Petites entreprises : au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) seront également soumises à cette obligation.
Raisons et objectifs de cette obligation
L’obligation de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs. Tout d’abord, elle vise à réduire le coût et le temps consacrés à la gestion des factures pour les entreprises. En effet, selon une étude réalisée par GS1 France en partenariat avec PwC, les coûts liés au traitement manuel des factures sont estimés entre 5 et 15 euros par facture. La dématérialisation permet donc une économie substantielle pour les entreprises.
Par ailleurs, la généralisation de la facturation électronique permettra également d’améliorer la traçabilité des transactions, ce qui facilite le contrôle et la lutte contre la fraude fiscale. Enfin, la facturation électronique s’inscrit dans une démarche de transition écologique, en réduisant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport des documents.
Modalités pratiques et obligations pour les entreprises
Pour se conformer à l’obligation de facturation électronique, les entreprises devront respecter certaines conditions. Tout d’abord, elles devront émettre des factures sous format numérique, généralement au format PDF ou XML. Les factures devront ensuite être signées électroniquement à l’aide d’un certificat reconnu par l’État français, garantissant ainsi l’intégrité et l’authenticité des documents.
Les entreprises devront également mettre en place des systèmes permettant l’archivage sécurisé et pérenne des factures électroniques. Cela suppose un archivage répondant aux exigences légales en matière de durée de conservation (10 ans en France) et garantissant la possibilité de restitution à tout moment des factures en cas de contrôle fiscal.
Enfin, il est important de souligner que cette obligation concerne uniquement les transactions entre entreprises (B2B). Les transactions avec les particuliers (B2C) ne sont pas soumises à cette obligation, même si elles peuvent bénéficier des avantages offerts par la facturation électronique.
Outils et solutions pour faciliter la transition vers la facturation électronique
Afin d’accompagner les entreprises dans leur transition vers la facturation électronique, de nombreuses solutions logicielles et plateformes en ligne sont disponibles sur le marché. Ces outils permettent de générer, envoyer, recevoir et archiver les factures électroniques en toute simplicité et conformité avec les exigences légales.
Certaines de ces solutions proposent également des fonctionnalités avancées, telles que la gestion automatisée des relances ou l’intégration avec des logiciels de comptabilité, facilitant ainsi encore davantage la gestion des factures pour les entreprises.
Avant de choisir une solution, il est essentiel de s’assurer qu’elle répond aux besoins spécifiques de l’entreprise et qu’elle est conforme aux exigences légales en vigueur. Il est également recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable ou un avocat spécialisé dans le domaine pour garantir une transition en douceur vers la facturation électronique.
La facturation électronique : une obligation qui s’inscrit dans une dynamique globale
L’obligation de la facturation électronique en France s’inscrit dans une démarche plus large au niveau européen et international. De nombreux pays ont en effet déjà adopté des mesures similaires pour encourager ou imposer la dématérialisation des factures entre entreprises. Cette tendance devrait se poursuivre dans les années à venir, témoignant ainsi d’une prise de conscience croissante des avantages économiques, écologiques et sécuritaires offerts par la facturation électronique.
En se préparant dès à présent à cette obligation, les entreprises françaises pourront ainsi bénéficier de ces avantages et s’inscrire dans cette dynamique globale en faveur de la transition numérique et écologique.